12/12/2022
Autore: Pierpaolo
Dwight D. Eisenhower è stato il 34° Presidente degli Stati Uniti e generale dell’esercito durante la seconda guerra mondiale.
Durante una conferenza pronunciò la frase divenuta poi famosa “Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti.”
Da questa frase, incentrata sulla relazione tra i concetti di urgente e importante, poi venne ricavata una matrice, detta appunto Matrice di Eisenhower.
Si tratta uno strumento utile per gestire le nostre attività in modo organizzato ed efficace, senza sprecare tempo e risorse.
Il principio è semplice: suddividere le nostre attività, definendo le priorità in base ad urgenza e importanza in una matrice di 4 settori:
1) Urgente – importante
2) Non urgente – importante
3) Urgente – non importante
4) Non urgente – non importante
Definiamo urgenti le attività che vanno svolte subito per svariati motivi (consegna progetto, rinnovo servizi, telefonata cliente insoddisfatto, ecc.)
Definiamo importanti le attività che servono a raggiungere obiettivi di medio/lungo termine (pianificare progetti di sviluppo, aumentare base clienti, studio, ecc.)
Vediamo nel dettaglio i 4 quadranti della matrice:
1) Urgente e importante (fare subito)
Sono attività che non possiamo posticipare essendo urgenti e oltretutto, essendo anche importanti, impattano notevolmente sui nostri obiettivi di business.
Non dimentichiamo che queste attività sono anche quelle che generalmente abbiamo sempre in mente, proprio perché non possiamo trascurarle. Per questo averle in lista e svolgerle una dopo l’altra, ci consente anche di sentirci più tranquilli.
2) Non urgente e importante (pianificare)
Qui mettiamo le attività non urgenti ma importanti. Attività che si possono pianificare con la massima efficienza e alle quali possiamo dedicare il giusto tempo.
Dobbiamo svolgerle dopo le attività del primo quadrante.
3) Urgente non importante (delegare)
In questo quadrante avremo tante attività che vanno svolte subito perchè si tratta di risolvere problemi imprevisti, consegne in scadenza, richieste dei clienti che vanno evase in tempi brevissimi, ecc.
Tendenzialmente queste attività si devono delegare perché non essendo importanti, non impattano sugli obiettivi a lungo termine dell’azienda.
La delega ci consente di tenere attiva la nostra attenzione sugli obiettivi che mantengono sana la nostra azienda e la fanno crescere, non su attività che anche altri colleghi possono svolgere.
Facciamo comunque attenzione perché alcune di queste attività potrebbero essere delicate e quindi richiedere la nostra attenzione. In questi casi meglio non delegare.
4) Non urgente e non importante (eliminare)
In questo quadrante avremo le attività che non rientrano negli altri quadranti e hanno un valore pari a zero. Si tratta di attività che non sono urgenti e neppure importanti, quindi possiamo eliminarle direttamente senza perderci tempo.
Dopo aver indicato i principi di utilizzo della Matrice di Eisenhower, possono essere utili alcuni consigli di metodo:
- Dai un colore diverso ad ogni quadrante, oppure inserisci un’icona specifica. In questo modo potrai dare la priorità giusta ad ogni attività senza pensarci troppo
- Come prima cosa, elimina subito le attività non urgenti e non importanti. Così dopo potrai concentrarti solo sulle attività da svolgere
- Non mettere più di 10 attività in ogni quadrante. In questo modo eviterai di creare confusione e procedere senza esitazione nel lavoro. Nel caso puoi creare più matrici da prendere in considerazione una per volta
- Suggerisci ai colleghi di usare la Matrice e condividi la tua. Otterrai un miglioramento generale dei flussi di lavoro e tutti saranno al corrente dei carichi di lavoro in azienda per cui cercheranno, se possibile, di non interrompere i colleghi molto impegnati.
Scarica gratuitamente il file pronto per la stampa con la matrice di Eisenhower. Potrai utilizzarla subito per ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Scarica subito >>
NB. dopo aver cliccato sul link verrà aperta una finestra di Google Drive. Vai sul menu “file” e clicca su “scarica > Microsoft Word (docx)”.
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